范文一:XX物业档案管理规程

XX物业档案管理规程

1.0 目的

加强档案管理工作,落实档案管理各项目标。

2.0 适用范围

本程序适用于在管理服务活动中形成的各种档案。(人事类、财务档案除外)

3.0 职责

3.1 执行总经理负责外单位(个人)查、借阅档案的审批。

3.2 行政人事部经理负责公司员工查、借阅档案的审批及外单位(个人)查、

借阅的审核工作。

3.3 档案员(公司由行政助理兼)职责

3.3.1 负责档案的接收、整理、编号、装订、存放;

3.3.2 档案资料的移交;

3.3.3 档案的借阅、登记、统计;

3.3.4 保密;

3.3.5 档案室设备、设施的保管维护等。

3.4 各部门负责人负责指定专人配合公司档案员做好本部门档案资料的收集、整

理及交接及资料归档前的保管等工作。

3.5 人力资源主管负责保管人事类档案,财务部经理负责保管财务类档案。 4.0 程序

4.1 档案资料的确定,凡属下列几类资料均属归档资料: 4.1.1 物业项目基本情况资料,包括工业区规划、建设、发展现状资料及图

纸等;

4.1.2 物业项目业户基本资料情况,包括业主接房资料、装修资料及二次装

修验收资料,房屋租赁合同,供水、供电合同以及治安、消防等资料; 4.1.3 本公司基本情况资料,包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、 管

理制度、承包合同、工作基本情况描述等资料;

4.1.4 公司行文,包括发文、发函、会议纪要、报告、请示等; 4.1.5 各部门资料,包括业务、行政管理等材料;

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4.1.6 外来资料,包括中央、省、市、区、置业公司来文、友邻单位及其它单

位、组织来文等;

4.1.7 图书等参考资料,包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等; 4.1.8 其它。

4.2 档案编号

4.2.1 档案分划

为便于系统化管理,根据档案的内容和形式特征,将公司档案划分为十

四大类(为一级分类),每一大类下再划分出若干子类(为二、三、四

级分类)。具体分划详见《档案分划编号表》。各部门档案的一级类目、

二级类目均按本办法规定设置,三级和三级以下类目由各部门根据实际

情况自行设置。

4.2.2 档案编号

为方便查阅档案资料,根据档案分划对档案进行编号。具体编号方法如

下:

4.2.2.1卷宗编号结构形式

编号结构形式采用五段制,编号由左到右排列,各段均用阿拉伯数字表示,

一至四段之间用“•”隔开,四至五段之间用“—”隔开。

X ? X ? XX ? XXXX XXX

部 一 二 年 案

门级级度 卷

缩类类码 流

写目目水

代代号

码码

例:X?1?01?2008?01表示是行政人事部内部管理制度2008年第1卷。 4.2.2.2部门缩写代码:

行政人事部—X

品质管理部—P

财务部—C

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项目环境管理部—H

项目秩序维护部—Z

项目工程维修部—G

项目客服中心及综合—K

对项目下属各部门资料,代码前需加项目字母编写,如AB组团项目部客服

-K 中心及综合,则部门代码为:AB

4.2.2.3电子档案的编号参同文字档案的类目编号要求,文件夹的命名参考《档案分

划编号表》,保证电子档案与文字档案的一致性,对重要的文件、资料应及

时进行光盘备份,并定期对电脑档案进行数据备份,光盘类档案由对应部

门负责保管。

4.2.3 机要档案:

4.2.3.1公司档案按其内容分为“机密”、“保密”二种。

4.2.3.2划分标准:

机密档案:

A、公司执行董事资料、重要或专项会议记要、保密期限内的重要决定事

项;

B、公司中层以上员工人事考核、涉嫌违法违纪调查、未公布的人事任免、

奖惩决定;

C、公司的年度工作总结、财务预算决算报告、缴纳税款、经营报表和各种

综合统计报表;

D、公司有关经营资料、资源情报及供应商资信调研资料;

E、公司与同行对手的竞争策略、计划。

保密档案:

A、公司各部门人员调整、未公布的计划;

B、公司员工违法违纪的检举、投诉、调查材料、发生案件事故的调查登记

资料。

C、人事档案、薪资性档案、经济合同、劳动合同; 4.3 档案地址确定

4.3.1 档案存放位置利用分类编号来确定。

4.3.2 确定档案一级类存放区:根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一

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级类档案存放区。各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架

的顺序在档案架上标出。

4.3.3 各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。 4.3.4 每一份档案均存放在某一级类的档案盒内。

4.3.5 同一个档案盒内的档案资料按编号顺序从下到上排列存放。

4.3.6 每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地,以保证新增档案的存放。 4.4 归档管理

4.4.1 归档前资料管理

4.4.1.1分散在各部门的资料归档前由各部门(兼职)内业负责管理。 4.4.1.2各部门必须设置资料固定存放处,并将资料分类放入不同的卷宗内。 4.4.1.3各部门(项目)负责人对应归档资料的完整、完好负责。 4.4.2 归档时间

各类档案资料视其类别、性质等不同,分别按如下原则确定归档时间。 4.4.2.1公司批文、供水、供电增容计划指标下达执行书等重要文件随时归档; 4.4.2.2法律诉讼、外来文件等资料处理完毕即行归档;

4.4.2.3用户(业主)资料在用户办理完各项手续后即行归档; 4.4.2.4各项工程资料在验收后一个星期内归档;

4.4.2.5各部门当年的业务、行政管理资料、行文、承包合同、人事劳资等资料在翌

年的第一季度内归档;

4.4.2.6图书资料购买后即归档,期刊、杂志半年归档一次。 4.4.2.7其它资料按公司领导确定的时间归档。

4.4.3 归档要求

4.4.3.1归档资料必须完整,如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其

更改通知等都必须齐全;

4.4.3.2归档的文件资料必须是原件。部门须常用的资料可留用复印件,原件归档。

书写材料必须是耐久的纸张、墨水,不得使用铅笔、圆珠笔; 4.4.3.3归档资料必须准确记录各项活动,凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深

等,必须做到“图物相符,数字准确”,设计的修改也须在图纸上反映出来。 4.4.4 档案资料移交

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4.4.4.1资料归档前各部门须按类整理好,并填写《档案资料移交清单》。 4.4.4.2移交时,档案员须仔细核对移交的资料,核对无误后,交接人在移交清单上

签字。

4.4.4.3移交清单一式两份,交接人各留存一份。

4.4.5 资料编号归档

4.4.5.1档案员把各类移交资料按编号办法进行整理、编号。

4.4.5.2档案员须把每份档案资料名称、编号和归档时间等逐一登记在《登记册》上。 4.4.5.3编号后的档案,按本规定第4.3条“档案地址确定”的规定上架排列存

放。

4.5 档案管理

4.5.1 档案室由行政主管负责管理,行政助理指定档案员负责具体管理工作。 4.5.2 档案员必须完成公司安排的其它相关工作任务。

4.5.3 档案保管

4.5.3.1保存期限(国家若有特殊规定的,按国家规定执行;国家无特殊或强制规定

的且作业文件中有具体规定的,以该作业文件要求期限为准)

档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下

列规定办理:

A、永久保存:1、公司章程;2、股东名簿;3、股东会、执行董事、监事会

会议纪要;4、公司证照;5、各级批文;6、印鉴;7、公司年度经营计划;

8、公司年度经营总结;9、年度财务报表;10、技术资料;11、不动产所有

权状及其他债权凭证;12、人事资料;13、大型活动图片、音像资料;14、

其他核定须永久保存的文书。

B、十年保存:1、会计凭证;2、其他经核定须十年保存的文书。

C、五年保存:1、期满或解除的合同协议;2、完结后的项目方案;3、其他

经核定须保存五年的文书。

D、二年保存:1、部门工作计划及工作总结;2、完结后的部门请求报告;3、

完结后无长期保存必要文书。

4.5.3.2档案保管必须做好防尘、防火、防潮、防霉、防鼠、防盗等工作。 4.5.4 档案的销毁:超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的管理期限,

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每年编制销毁计划及清单,报执行总经理审批,对确无保存价值的由行政人事

部统一销毁。销毁时应注意对备份件、附件的同时销毁。 4.5.4.1超过保存期,且无保存价值的档案应销毁。

4.5.4.2需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》,经相应核准人核准后方

可销毁。

部门内部档案由部门(项目)经理核准销毁;机要档案由执行总经理核准后4.5.4.3

统一由行政人事部销毁。

4.5.4.4销毁档案须两人以上人员共同完成,行政人事部指定专人监督销毁,并填写

《档案销毁登记表》。

4.5.4.5档案销毁每年进行一次,即每年的2月清理上年度需销毁档案。 4.5.4.6《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份,申请部门一份,行政人事部

一份。

4.5.4.7销毁档案编号的处理

经鉴定不需保存但暂时不能销毁的档案,将其从原存放架上取出,用X(表示

暂存记号)标识流水号,并将其装订放入专门存放区内。 4.6 档案借阅

4.6.1 档案资料一般只限于公司员工及置业公司需要查阅的人员查阅。 4.6.2 外单位及个人因工作需要查阅档案的,必须经审批权限对应人员批准。 4.6.3 档案一般只限于在档案室内查阅,因工作需要借出时,必须填写《档案/文件

查阅/借阅/复印登记表》。

4.6.4 审批表经部门(项目)经理批准签字后,交相关权限人员批准签字,方可借

出档案。

4.6.5 借出档案者必须保证档案的完好,不得在档案上涂改、划线、圈点等,不得

缺页、遗失,并保证如期归还。

4.6.6 档案借还情况须在登记本上登记。

4.7 档案统计

4.7.1 档案资料定期进行清理、统计。

4.7.2 档案员必须每季度统计一次档案增删、使用及管理情况,并将统计结果报行

政人事部经理。

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4.8 档案管理意外事件处理程序

4.8.1 档案失盗、借出档案人丢失或损毁档案、潮霉鼠咬损毁档案等均属于档案管

理中的意外事件。

4.8.2 处理程序

4.8.2.1发生意外事件时,首先应立即将事件情况报告行政人事部经理和执行总经

理。

4.8.2.2当发生档案失盗或借出档案人丢失档案事件时,应立即设法追回所失档案; 4.8.2.3当发生借出人损毁档案或潮霉鼠咬等损毁档案事件时,应立即对损毁档案设

法进行修补、复原;

4.8.2.4若无法追回、修补损失的档案,则应请有关部门协助设法重新补制。 4.8.2.5在进行补救工作的同时,对意外事件发生的原因由品质主管进行调查,追究

有关人员的责任。

4.8.2.6根据意外事件发生的性质及档案损毁程度,对有关责任人进行行政和经济处

罚。

4.8.2.7对发生的意外事件及处理情况须进行登记。

5.0 记录

5.1 《档案资料移交清单》

5.2 《档案销毁申请表》

5.3 《档案销毁登记表》

5.4 《档案借阅/复印申请单》

5.5 《档案/文件查阅/借阅/复印登记表》

5.6 《卷内档案目录》

6.0 附录

6.1 《档案分划编号表》

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档案分划编号表

一级类目编号表

一级类目 类号 制度类 1 行政人事类 2 工作计划、报告、预算 3 往来文件 4 会议记录 5 合同类 6 会计类 7 物业移交资料类 8 物业管理类 9 工程类 10 剪报 11 特殊介质类 12 产品说明类 13 证照类 14

(一)制度类档案归档范围及保管期限

一级类目 二级类目

归档范围 保管 期限 保管部门 类名 类号类名 类号

内 长期 岗位职责

部 员工守则 长期

管 行政人事部及01 各岗操作程序 长期 理 对应之部门 制 制 其它管理办法 长期 度

度 1 装修守则 长期公 共 业户守则 长期 类 管 行政人事部及管理公约 长期 02理 对应部门

各种收费标准 长期 制

度 其它 长期

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总部下发 03 长期 行政人事部 制度

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(二)行政人事类档案归档范围及保管期限

一级类目 二级类目 归档范围 保管期限 保管部门 类名 类号 类名 类号

人员异动统计 五年

奖惩统计 五年

人事 01 出勤统计 五年行政人事部

考核统计 五年

员工档案 长期 行 工资发放表 五年 政 五年 薪资统计薪资、福利 02 行政人事部 2 各类补贴发放表 五年 人

薪资标准 长期 事

培训考核统计 长期 类

培训计划 长期 行政人事部培训 03 及相应部门 培训记录 长期

培训协议 五年

物资申购 长期 物资管理 04 行政人事部 物资台帐 长期

(三)工作计划、预算及报告档案归档范围及保管期限

一级类目 二级类目 归档范围 保管期限 保管部门 类名 类号 类名 类号

月度计划 五年行政人事部及 01 工作计划年度计划及目标 长期 相应部门 工

作月度报告 五年 计

划季度报告 十年 行政人事部及、3 工作报告 02 预相应部门 年度报告 长期 算

告年度预算 长期 行政人事部及预算 03 财务部 其它

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(四)往来文件档案归档范围及保管期限

一级类目 二级类目 归档范围 保管期限 保管部门 类名 类号 类名 类号

长期 行政人事部文件传签单

及相关部门

上报类文件 长期 与地产公司 01 来文 长期

其它 长期

工作联系单 行政人事部长期 及相关部门 与工程部 02 收文 长期

其它 长期 往 工作联系单 行政人事部长期 来 及相关部门 4 收文 长期 与营销部 03 文 其它 长期

其它 长期 件

工商 长期

房管局 长期 与政府部门 04 行政人事部 物业管理协会 长期

物价局 长期

发文 长期 行政人事部

及相关部门 与其它部门 05 收文 长期

其它 长期

通知 行政人事部长期

及相关部门 公司内部 06 通报 长期

其它 长期

(五)会议记录档案归档范围及保管期限

一级类目 二级类目 归档范围 保管期限 保管部门 类名 类号 类名 类号

管理例会纪要 公司年度、长期

01 月度及周会 例会行政人事部 议5 专项会议纪要 02 长期 记

录 地产公司会议纪要 03 长期 其它 行政、部门 04 长期

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(六)合同档案归档范围及保管期限

一级类目 二级类目 归档范围 保管期限 保管部门 类名 类号 类名 类号

长期 物业服务合同 01

合 同 6 购置合同 02 长期 行政人事部

其它 03 长期

(七)会计类档案归档范围及保管期限

一级类目 二级类目 归档范围 保管期限保管部门 类名 类号 类名 类号

原始凭证 长期

长期 记帐凭证凭 涉外凭证 长期 财务部 证 01 汇总凭证 长期 类 工资单 长期

其他 长期

日记帐 长期

明细帐 长期 会 总帐 长期 帐 簿 02银行存款帐 长期 财务部 计 7 类 固定资产帐 长期 涉外会计帐 长期 类 其他 长期

月、季会计报表 长期 报

表 03 年度会计报表 长期 财务部

类 其他报表 长期

长期 会计档案移交帐册其 会计档案保管帐册 长期 他 财务部 04 销毁帐册 长期 类 其他 长期

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(八)物业移交资料档案归档范围及保管期限

一级类目 二级类目 归档范围 保管期限 保管部门 类名类号 类名 类号

01 长期 设施设备

房屋初验收 02 长期 物

业遗漏工程记录 03 长期 移8 工程部 交钥匙 04 长期 资

料 房屋正式验收 05 长期

竣工资料 06 长期

(九)物业管理类档案归档范围及保管期限

一级类目 二级类目 归档范围 保管期限 保管部门 类名 类号 类名 类号

长期 入住资料

01 业主资料

装修资料 长期

业主自治管理 02 长期

保洁、安

全、客户服长期 物

务文件 业

9 客服中心 管社区文化理长期 物管服务 03 活动 类

重点工作长期 记录

投诉/报事处理 04 长期

其它 05 长期

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(十)工程类档案归档范围及保管期限

一级类目 二级类目

归档范围 保管期限 保管部门 类名 类号 类名 类号

长期 01 服务月报表

设备操作说明书 02 长期

设备运行 长期 工

10 工程维修部 程

类 运行类 03 检查保养记录 长期

事故处理情况 长期

其它 04 长期

(十一)剪报类档案归档范围及保管期限

一级类目 二级类目 保管 归档范围 保管期限 部门 类名 类号 类名 类号

长期 物管类 01

房产类 02 长期 剪行政人事11 报部 招聘类 类 03 长期

其它 04 长期

(十二)特殊介质类档案归档范围及保管期限

一级类目 二级类目

归档范围 保管期限 保管部门 类名 类号 类名 类号

照片类 长期 01

软盘类 02 长期 特

殊行政人事部 光盘类 12 03 长期 介及相关部门 质磁带类 类 04 长期

其它 05 长期

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(十三)产品说明书类档案归档范围及保管期限

一级类目 二级类目

归档范围 保管期限 保管部门 类名 类号 类名 类号

产办公设备类 01 长期 行政人事部 品

说13 明

书行政人事部及类 维修服务部 工程设备类 02 长期

(十四)证照类档案归档范围及保管期限

一级类目 二级类目 归档范围 保管期限 保管部门 类名 类号 类号 类号

长期 原件类 01

证照类 14 复件类 02 长期 行政人事部

空白样表 03 长期

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档案销毁申请表

年 月 日 申请部门 经办人 销毁原因:

档案名称:

销毁份数:

部门(项目)负

责人

意 见

行政人事部

负责人意见

执行总经理

意 见

档案借阅/复印申请单

年 月 日

申请部门 申请人 用途: ? 借阅

? 复印 档案名称:

份数:

部门(项目)

负责人

意 见

行政人事部

负责人意见

执行总经理

意 见

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档案销毁登记表

序文件 保存 销毁 所属 归档 文件标题 页数备注号 编号 部门 日期 期限 时间

17 / 22

卷内档案目录

序号 文件编号 文件名称 页数 页码 归档日期 备注

18 / 22

档案资料移交清单

移交移交时间 移交原因 移交文件内容 移交人签名 接收人签名 备注 份数

19 / 22

档案查阅/借阅/复印登记表 类别

复印 借阅档案员签日 期 事 由 文件名称 经办人 审批人 备 注 字 查阅 预计归还实际归还份数 时间 日期

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范文二:员工档案管理规程

1 目的

建立健全员工的基础资料,规范人事管理流程,并使人事档案之建立、整理、借阅、传递等管理工作有所依循,特制定本办法。 2 范围

适用于公司人力资源部保管的公司内部人事档案。 3 引用文件

3.1《中华人民共和国档案法》

3.2《中华人民共和国档案法实施办法》 4 术语定义

4.1.原档:指员工初入公司所建立的初始档案。

4.2.副档:指因管理的需要,参照原档复制的临时性档案。 5 职责

5.1公司人力资源部负责本办法的制定、实施与解释权。

5.2公司人力资源部负责公司全体员工原档档案、副档及电子档案管理。 6 档案管理 6.1 档案的建立

6.1.1凡公司员工,均应建立相应人事档案。与公司有实际劳务关系的专、

兼职人员,如顾问、兼职人员或临时人员等也应建立相应人事档案。 6.1.2各用人单位应配合人资单位对新录用员工及员工到职后形成的人事资

料应及时完整的建立人事档案。 6.1.3 档案内容与相关责任:

6.1.3.1根据公司人力资源管理特点,档案信息分为以下六类,档案资料收集与相关责任如下:

第一类:基本情况类:人资单位在员工招聘录用手续办理结束后及时建立

员工人事档案。包含员工应征履历材料、身份证、学历证、劳动合同、特殊岗位上岗证明等。

第二类:任免、异动类:人资单位应及时将资料存入员工档案。包括人事

异动单,员工转正审核表,职务任免、异动公告。

第三类:奖惩类:应及时将资料存入员工档案,包括员工奖惩签呈文件或

奖惩公告等文字性资料。

第四类:工资类:由人资单位薪资员将薪资资料存入员工档案,包括员工

薪酬通知单,与个人薪酬相关的各类文字性资料。

第五类:教育训练类:由人力资源部培训专员于每年7月提供每位员工1-6

月份受训记录,7-12月份受训记录于次年元月提供。并存入员工档案归档。包括各类训练、培训结业证书复印件,培训服务协议等文字性文件。

第六类:其他类,其他应归档资料相关人员应及时转交人资单位存档。 6.1.3.2 新建初始档案必备资料:员工应征履历表、照片6张、身份证明、毕业证书及专业资格证书等复印件,员工应征履历表需完成相应权责主管签核。

6.1.4新进员工至少须具备应征人员履历表、身份证明、照片,其余档案暂不能健全者,应于一个月内补齐,否则冻结该月工资,杜绝漏办。 6.1.5人力资源部应按档案内容及时完整地收集档案材料,发现有人事资料不完整的及时向相关单位和人员追索,确保员工人事档案的真实与完整。 6.2 档案的装订

6.2.1 将收集好的员工人事档案资料装订好放入写好姓名的标准档案袋。 6.3 人事资料的归档

6.3.1 有关员工任免、奖惩、教育训练、薪资调整、职务异动、工作调动等

人事资料一经形成,立刻将复印件更新至员工个人档案。

6.3.2 档案管理人员对归档的人事资料进行审核无误后应及时装订。 6.3.3员工调任、晋升、降职、免职等人事异动资料归档时,除按照资料形成时间顺序排列装订外,所归档之资料应登录《人事档案材料分类目录表》。 6.4 档案的保存

6.4.1 人事档案属于机密资料,人力资源部应指定专人进行管理,及时建立、更新与销毁。

6.4.2 人事档案可按部门、职务、学历等因素分类管理,建立档案目录,以便于查询。

6.4.3档案存放应有纸媒与电子媒介两种形式,当人事资料发生变更时,二者应同时更新,相互对应。

6.4.4人事档案电子格式资料除硬盘/光盘备份外还应有外存储设备进行备份。

6.4.5为避免档案资料文字弥漫不清,档案不得用铅笔或蓝色墨水笔填写,传真件应复印后留存。 6.5 档案维护

6.5.1 为保证档案资料的及时完整,人事档案要进行日常维护。 6.5.2 维护时间:

6.5.3档案管理应依制度要求保管完善。 6.6 档案借阅

6.6.1部门主管(含)以上员工有下列情形之一,可借阅档案: a、了解所属员工情况; b、员工晋升; c、员工奖惩;

d、员工异动,含跨部门调动时,调入部门主管为了解员工状况时可借阅。 6.6.2 借阅档案手续

a、借阅人事档案填写《借记单》,呈借阅单位部门主管审核后,报各人资单位主管会签,经所在单位最高领导签核后,方可凭《借记单》现场借阅; b、借阅单位在归还档案时,档案管理人员应检查档案资料的完整性,经确认无误后方可在「借记单」签收。

6.6.3 档案管理人员或借阅档案人员擅自使用或泄露他人人事资料,一经查实一律解聘。 6.7 档案的传递

6.7.1公司内各档案管理部门要相互配合,做到档随人动。

6.7.2人事档案袋中应有人事档案、员工异动单、工资关系、当月考勤,传递时需密封,并加盖骑缝章,一并转出。

6.7.3因种种原因原档案不能一并转移的,接收单位应于人员报到日建立临时档,原档最迟应在一个月内转至新单位,原档转到后临时档销毁。 6.7.4非法律强制,公司不得向外单位人员提供公司内部人员人事资料。 6.8离职人员的档案处理

6.8.1将离职人员离职资料归档,按分类目录排放装订。

6.8.2将离职人员档案放在专设的档案柜中,依时间顺序排列保存。 6.8.3离职人员电子档随之调至单独文件夹留存,并注明离职日期、离职原因及离职前直接领导。 6.9档案的清理、报废

6.9.1档案的清理:档案资料除应及时更新外,还要定时的进行清理。原始档案、名单、花名册应始终处于最新的状态,报表类资料应于每月底出具。

电子档案每月记录,年底与其它人事资料一并放入电子设备保存。 6.9.2纸制档案的报废:

a、应聘未录用人员档案由招聘员留存三个月后销毁。

b、未发生劳动争议的离职人员档案留存二年后销毁;发生争议的在争议完结二年后销毁。

c、加盖人事单位印鉴的证明材料存根留存一年。

d、光盘、报表等经整理、汇总后的人事资料视为公司文件,其管理同公司文件档案管理制度。

e、 档案资料销毁可采用粉碎销毁或烧毁,不得将完整的档案直接丢弃。 7 使用表单

7.1(附件一)

7.2(附件二) 7.3(附件三)

5.附则

本文附属记录一览表

本文相关文件一览表

6.变更履历:

范文三:设备档案管理规程

1 目的

建立一个设备档案管理规程,从而保证设备技术资料完整,有据可查。 2 适用范围

适用于工厂内所有的设备。 3 职责

3.1 工程组人员负责建立设备档案。 3.2 文件管理人员负责设备档案的保管。 4 内容

4.1 凡是企业购入的主要设备或价值较高的设备均应建立档案。 4.2 新购入的设备在验收合格后,必须将与该设备有关的资料进行收集。

4.3 设备档案的建立、保存,设备有关技术资料的收集,均由工程组指定专人进行整理,并将资料归到档案室。 4.4 设备档案内容应包括

4.4.1 生产厂家、型号、规格、生产能力、出厂日期、购置日期。 4.4.2 安装位置、施工图。

4.4.3 安装使用说明书,制造合格证,如为压力容器应有压力容器质量证明书,调试记录; 4.4.4 设备图纸、易损件、备件、附件等清单。

4.4.5 设备履历卡片、设备编号、主要规格、安装地点、投产日期、附属设备名称规格、主要操作运行条件、设备变动记录等。

4.4.6 检修、维护、保养的内容、周期和记录。 4.4.7 设备技术鉴定记录及技术台帐。 4.5 技术鉴定及技术台帐的内容 4.5.1 主要设备的验证资料 4.5.2 主要设备技术革新成果汇总表

4.5.3 设备技术状况汇总表(设备完好率、泄漏率和设备主要缺陷)。

4.5.4 设备检修状况汇总表(大修项目、实际完成项目,计划外项目、计划检修项目、计划检修工时、实际完成检修工时、实际检修费用)。

4.5.5 设备事故记录(事故次数、停机时间、停机损失)。 4.5.6 设备备品备件、材料消耗汇总表。

4.6 技术鉴定资料及技术台帐按月整理,每年归档一次。

4.7 所有原件必须集中归在档案室,其它部门不得留有,如工程组须经常使用,可保留一份复印件。

4.8 设备档案资料收集用档案袋保存,档案袋上贴有内容物的目录,技术资料或台帐按年进行装订,并贴有封面。 5 相关文件与记录 5.1 设备事故记录

5.2 备品、备件材料消耗汇总表

范文四:设备档案管理规程

文件编号 文 件 名 称 页号 1/2

版本号 A/0 设备档案管理规程

起草人 审核人 批准人 起草日期 年 月 日 审核日期 年 月 日 批准日期 年 月 日 起草部门 办公室 生效日期 年 月 日 分发部门:生产管理部、质量管理部、办公室

1 目的

建立一个设备档案管理规程,从而保证设备技术资料完整,有据可查。 2 适用范围

适用于工厂内所有的设备。

3 职责

3.1 工程组人员负责建立设备档案。

3.2 文件管理人员负责设备档案的保管。

4 内容

4.1 凡是企业购入的主要设备或价值较高的设备均应建立档案。

4.2 新购入的设备在验收合格后,必须将与该设备有关的资料进行收集。 4.3 设备档案的建立、保存,设备有关技术资料的收集,均由工程组指定专人进行整理,并将资料归到档案室。

4.4 设备档案内容应包括

4.4.1 生产厂家、型号、规格、生产能力、出厂日期、购置日期。

4.4.2 安装位置、施工图。

4.4.3 安装使用说明书,制造合格证,如为压力容器应有压力容器质量证明书,调试记录; 4.4.4 设备图纸、易损件、备件、附件等清单。

4.4.5 设备履历卡片、设备编号、主要规格、安装地点、投产日期、附属设备名称规格、主要操作运行条件、设备变动记录等。

4.4.6 检修、维护、保养的内容、周期和记录。

4.4.7 设备技术鉴定记录及技术台帐。

4.5 技术鉴定及技术台帐的内容

4.5.1 主要设备的验证资料

4.5.2 主要设备技术革新成果汇总表

4.5.3 设备技术状况汇总表(设备完好率、泄漏率和设备主要缺陷)。 4.5.4 设备检修状况汇总表(大修项目、实际完成项目,计划外项目、计划检修项目、计划检修工时、实际完成检修工时、实际检修费用)。

文件编号 文 件 名 称 页号 2/2

版本号 A/0 设备档案管理规程

4.5.5 设备事故记录(事故次数、停机时间、停机损失)。

4.5.6 设备备品备件、材料消耗汇总表。

4.6 技术鉴定资料及技术台帐按月整理,每年归档一次。

4.7 所有原件必须集中归在档案室,其它部门不得留有,如工程组须经常使用,可保留一份复印件。

4.8 设备档案资料收集用档案袋保存,档案袋上贴有内容物的目录,技术资料或台帐按年进行装订,并贴有封面。

5 相关文件与记录

5.1 设备事故记录

5.2 备品、备件材料消耗汇总表

范文五:声像档案管理规程

声像档案管理规程

一、目的

规范声像档案立卷归档的管理,保证我司声像历史记录具有追溯性及有效性。 二、适用范围

适用我司各职能部(处)。

三、职责

1、 各部门、管理处档案管理员负责该部门、该管理处的声像资料的管理;

2、 各职能部门和管理处负责操作规程,声像资料的控制;

3、 综合部负责声像资料的监督与检查;

4、 常务副总主管声像资料的控制与管理。

四、工作程序

(一)总则

1、公司的声像档案是指公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对公司有 保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

2、声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片 (母片 ) 、照片 (含底片 ) 等文字 说明两部分组成。

3、承办部门或承办人员应保证声像的完整 (公文上的各种附件一律不准抽存 ) 。结 案后及时交专 (兼 ) 职文书人员归档。 工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办 人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

(二)声像档案资料的收集

1、收集范围

(1)反映公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料。

(2)各级领导人和著名人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料。

(3)公司有关人员组织或参加的重要会议,会见以及外事活动的声像资料。

(4)涉及公司权益的声像资料。

(5)其它单位形成的与公司有关的重要声像资料。

(6)其它具有保存价值的声像资料。

2、收集时间

(1)声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案,由作者 或该部门档案管理员填写《声像资料记录》后归档;如有特殊情况可以适当延长归档时 间。

(2)门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。

3、收集要求

(1)录音带、录像带、摄像带、影片、照片 (含底片 ) 和文字说明要收集齐全,按 时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的,其形成费用不予报销,以防散失。

(2)接收原版、原件,特殊情况下可接收复制件。

(3)声像资料的内容要真实,底片、原件与影像、复制品要相符。

4、声像档案资料的征集

(1)档案部门有责任随时征集重要声像资料;

(三)声像档案的整理

1、声像档案的整理,包括分类、组合、排列和编目,使其系统起来,便于保管和 利用。

2、声像档案的整理由摄录人员负责,综合部协助。

3、分类

(1)照片档案按日期——主题分类。

(2)录音带、录像带、摄像带按日期——主题分类,同一内容分录几盘的应视为 一个案卷。

(3)编注与其他载体档案相联系按日期——主题分类。

4、编写文字说明的要求:

(1)准确揭示档案材料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全;

(2)照片的自然张 (内容相近的亦可以若干张 ) 编写文字说明。录音带、录像带、 按案卷编写文字说明;一组声像资料联系密切的应加文字说明;

(3)文字简洁、语言通顺;

(4)时间用阿拉伯数字表示。

5、案卷要求

(1)将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷,集中编放。

(2)档案目录:

照片、底片以自然张为单元填写《声像资料记录》,并填写《档案目录》;

录音、录像带、摄像带以盒为单元填写《声像资料记录》,并填写《档案目录》。 (四)声像档案的保管

1、声像档案入库前档案管理员要进行检查,对已被污损的,要进行必要的技术处 理。

2、保管条件

底片、胶片库温度应保持在 13-15℃之间,相对湿度应保持 35%-45%;

照片库温应保持 14-24℃,相对湿度应保持 37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保 持 18-24℃,相对湿度应保持 40%-60%。

3、 底片册、 录音、 录像带、 摄像带应立放, 磁带库必须避开 30奥斯特以上的磁场, 磁场盒与盒的间距不小于 3mm 。

4、对库存的照片档案,要一年检查一次。

5、归档保存的声像档案,任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁 声像档案必须经过鉴定,征得归档单位同意,报经主管领导审批,登记造册。

6、做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等统计工作。 (五)声像档案的开发利用

1、 声像档案借阅, 具体执行 《文书档案立卷归档管理规程》 第四点工作程序第 (六) 点。

2、具有专利的声像档案,外单位利用时,应按《中华人民共和国专利法》的有关 规定办理。已移交档案馆的,所得专利收益,原则上应拨给原移交单位,档案馆收取保 管费。

3、声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要,应填写《档案资料借 阅单》,经主管领导批准后,方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外 单位借用或复制声像档案, 统一由综合部负责办理, 并按有关规定收费, 实行有偿服务。 如在借用中造成损坏,则由借用单位负责赔偿。

4、在不影响保密的前提下,各单位可利用声像档案举办报告会、展览会,编辑综

合性或专题性画册、资料片等,积极开发利用现在的声像档案。

(六)声像档案销毁

应填写《文件修订、复制、丢失、销毁申报表》 ,具体执行《文书档案立卷归档管 理规程》第四点工作程序第(七)点。

(七)声像档案保密措施

具体执行《保密管理规定》。

(八)使用的表格、记录

编制 :饶永旺 2005.6.14 审核:陈春亮 2005.6.15 审批 :何新强 2005.6.15