整理撰文/刘扬铭

于沟通,我们花了许多时间学习表达自己的技巧,但有谁学过倾听呢?对任何经理人来说,倾听都是一项非常重要的技能,在指导部属时,更是如此。让我们检视这7个能帮助你成为更好倾听者的基本技巧:

.预做准备

优秀的记者在采访之前,会先做好背景研究,了解对方的基本资料,才能问出正确的问题,并对对方的回答有所了解。经理人应该翻阅人事数据,浏览每季报告更新信息。事实上,只要花2、3分钟准备,就能减少彼此时间的浪费。

2.排除其它事情

你所能给予对方最好的善意,就是你的全神贯注。若要有效倾听,就需要100%的专注。

3.保持眼神接触

透过双眼,人能表露出更多的感受与理解。如果你觉得很难与对方进行眼神接触,可以试着把视线焦点放在对方两眼间的鼻梁上。

4.先把对方的话听完

不要预设对方的话应在何时停止、谈话内容应朝哪个方向发展,也不要认为你知道对方的句子会如何画下句点。即使你非常擅于猜测,也不要把猜想说出口,就算你猜对了,这样的举措还是错的。你应该保持耐心、专心倾听,不要打断对方的话。最重要的是,对于对方所提出的问题,请不要在一开始时,就先设定回答的框架。如果你已经听完员工所讲的每一件事,却仍然不了解,此时应该怎么办?有智慧的经理人会把任何的沟通问题都归因于自己。基本上,谁对谁错并不重要,目标应该放在如何促进有效的沟通上。

5.记笔记

笔记能让你保持专注,也能让你保持清醒。对部属而言,笔记也有正面意义,它代表你重视这个话题、重视说话的人、而且你会记下正确的信息。如果你能以轻松的态度记笔记,就能让对方感到自在,更有效进行倾听。

6.察觉对方的情绪

和部属对话时,可能超出事实信息或个人观点,而涉及情绪的层面。涉及感受问题时,不要先做任何预设与猜测就显得格外重要。每个人都背着自己的情绪包袱,包袱里的东西可能毫无预警的掉出来,因此请不要预设你知道对方在职场之外曾发生过什么事。藉由询问对方的感受,就能让员工知道他们的感受对你是重要的,也能避免某些言词交锋的危机。

7.适度容许沉默的存在

两人间的沉默是非常具有恫吓性的,因此别把沉默当做迫使对方说出更多事情的武器。如果短暂的沉默是为了保持你的尊重,好让部属有足够的时间思考并做出响应,则这是一种正确的沉默。